مشاركة
منقول للافادة
ساسيات
مراقبة المخزون والدورة المستندية والدفترية للمخازن
الدورة المستندية والدفترية للمخازن
|
|
|
|
|
|
أولا : الإضافة للمخازن :-
عــند
ورود بضاعة [ مشتريات بغرض البيع ] أو[ خامات ] أو [ مستلزمات للتشغيل ] يتم الآتي
:-
1- استلامها بمعرفة لجنة
الفحص والاستلام وتجنيب التالف وغير الصالح للأستخدام أو للبيع وعدم استلامه ورده
للمورد .
2-
يقوم أمين المخزن باستلام الكميات الواردة على أذون إضافة مخزنيه مسلسلة ( من أصل
+ 2 صورة ) ويفضل أن يتم استلام كل نوع من المجموعات الرئيسية [ خامات – مشتريات
بغرض البيع – مستلزمات ] فى أذن أضافه منفصل .
-
يتم إرسال الأصل إلى الإدارة المالية .
-
صورة لقسم حسابات مراقبة المخزون
-
صورة طرف أمين المخزن للتسجيل منها فى كروت الصنف
ثانيا
: عند الصرف من المخازن :-
1-
يتم الصرف بناء على طلب صــــرف معتمد من إدارة البيع و إدارة الشـركة [ والتأكد
من السداد أو موافقة الإدارة على البيع الآجل ] .
2-
يتم تحرير أذن صرف مخازن مسلسل من أصل + 2 صورة يدون به كافة الأصناف المطلوب
صرفها طبقا لطلب الصرف الوارد وتسجيل رقم طلب الصرف والتاريخ وأسم العميل أو
المستلم .
-
يتم إرسال الأصل إلى الإدارة المالية .
-
صــــــورة للعميل ترفق مع الفاتورة .
-
صــــــورة بالمخـــزن للتسجيل منها .
ثالثا
: حركة المخزون بين المخازن الفرعية داخل الشركة :-
*
عند إضافة أصناف مخزنيه محوله من مخزن آخر يتم تحرير أذن تحويل وارد من أصل + 2
صورة بكافة الأصناف الواردة وأسم المخزن الوارد منه والتاريخ .
ويـــــــتم
:-
-
إرسال الأصل إلى الإدارة المالية .
-
صـــــــورة للمخزن المحولة منه .
-
صــــورة بالمخزن للتسجيل منها .
*
عند صرف أصناف مخزنيه محوله إلى مخزن آخر يتم تحرير أذن تحويل صادر من أصل + 2
صورة يدون به كافة الأصناف المحولة واسم المخزن المحول إليه والتاريخ .
ويتـــــم
إرسال :-
-
الأصـــــــل للإدارة المالية .
-
صورة للمخزن المحول إليه .
-
صورة بالمخزن للتسجيل منها .
رابعا
: عند رد أو ارتجاع أصناف مخزنيه
مـن العملاء ( مرتجعات وارده ) يتم تحرير أذن أارتجاع أصناف وارده من أصل + 2 صورة
مسلسل يدون به كافة الأصناف المرتجعة وكميتها واسم العميل صاحب هذه الأصناف .
ويتـــم
إرسال :- الأصل للإدارة المالية لعمل التسوية اللازمة وذلك لتحرير إشعار خصم
بقيمة هذه الأصناف المرتجعة وخصمها من مديونية العميل المستحقة عليه.
-
صـــــــورة لإدارة المبيعات .
-
صورة بالمخزن للتسجيل منها .
خامسا
: عند رد أصناف مخزنيه
للموردين ( صادرة ) :-
يتم
تحرير أذن ارتجاع أصناف صادرة من أصل + 2 صورة يدون به كافة الأصناف التى تم ردها
للمورد وكميتها وبيانات المورد والتاريخ .
ويتـــــم
إرسال :-
الأصل
للإدارة المالية لتحرير أشعار إضافة على حساب المورد بقيمة هذه الأصناف المرتجعة
إليه وتحميلها على حسابه طرف الشركة .
-
صـــــورة لإدارة المشــتريات .
-
صــورة بالمخزن للتسجيل منها .
سادسا
: الأصناف التالفة ( المعيبة ) و الراكدة و بطيئة الحركة :-
فى
حالة وجود أصناف مخزنيه تالفة ومعيبة أو راكدة أو بطيئة الحركة يقوم أمين المخزن
بحصر هـــذه الأصناف وتسجيلها في كشف جرد خاص بها مــــن أصل + 2 صورة فى نهاية
السنة المالية وقبل الجرد السنوي .
ويتـــــم
إرسال :-
-
الأصل للإدارة العليا بالشركة .
-
صــــورة لــلإدارة المـالية .
-
صـــــورة تحفـظ بالمخزن .
ويتم
تحديد هذه الأصناف كالآتي :-
|
بـــيان
|
الشــرح
|
|
- أصناف تالفة [ معيبة ]
- الأصناف الراكدة
- الأصناف بطيئة الحركة
|
- العيب واضح و ظاهر بها بشكل
قاطع .
- التي لم تتحرك خلال العام المالي
نهائيا
- التي تتحرك بشـــكل بــــــطئ [
لا تتعدى الحـركة عليها خــــلال العام ثلاث مرات ] .
|
سابعا
:
يقوم
أمين المخزن بإمساك كارت صنف لكل صنف مخزني يسجل فيه من واقع أذون الإضافة وأذون
الصرف وأذون الارتجاع وأذون التحويل سواء الواردة أو الصادرة بحيث يكون دائما
الرصيد المسجل بالكارت مطابقا للموجود فعليا .
ثامنا
:
يقوم
أمين المخزن شهريا بتحرير كشف جرد من أصل + صورة يدون فيه كافة الأصناف المخزنية
وكميتها ويرسل الأصل للإدارة المالية ويحتفظ بالصورة طرفه للمراجعة .
|
|
|
|
|
-
يعتمد نظام الرقابة الداخلية على :-
1- مجموعة
دفترية [ نظام محاسبى ] .
2-
مجموعة مستندية .
(1)
المجموعة الدفترية [ النظام المحاسبى ] :
يتكون
النظام المحاسبى من مجموعة دفترية تعتمد فى التسجيل على الطريقة الأمريكية بالنظام
اليدوى .
|
بيـــــــان المجموعــــة الدفترية
|
||
|
أولا : الدفاتر القانونية ( الموثقة
) :-
|
||
|
|
||
|
أسم الدفتر
|
مواصفات الدفتر
|
ملاحظات
|
|
دفتر اليومية العامة
|
دفتر 2 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر الجـــرد
|
دفتر 4 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
ثانيا : المجموعة الدفترية [
الدفاتر المالية والمحاسبية ] :-
|
||
|
|
||
|
أسم الدفتر
|
مواصفات الدفتر
|
ملاحظات
|
|
دفتر يومية أمريكية
|
دفتر 4 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر تحليلى مصروفات التشغيل
|
دفتر 54 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر تحليلى المصروفات التسويقية
|
دفتر 36 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر تحليلى المصروفات العمومية
والإدارية
|
دفتر 36 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر تحليلى الأصول الثابتة و مجمع
أهلاك
|
دفتر 8 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر تحليلى النقدية بالبنوك
|
دفتر 4 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر تحليلى الودائع بالبنوك
|
دفتر 4 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر تحليلى النقدية بالصندوق
|
دفتر 4 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر تحليلى الحسابات المدينة
|
دفتر 6 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
[ أو 4 خانة ]
|
|
دفتر تحليلى الحسابات الدائنة
|
دفتر 6 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
[ أو 4 خانة ]
|
|
دفتر تحليلى دائنون و أوراق الدفع
|
دفتر 6 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
[ أو 4 خانة ]
|
|
دفتر تحليلى مدينون و أوراق قبض
|
دفتر 6 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
[ أو 4 خانة ]
|
|
دفتر تحليلى إيرادات النشاط
|
دفتر 6 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
[ أو 4 خانة ]
|
|
دفتر تحليلى الإيرادات
المتنوعة
|
دفتر 6 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر تحليلى رأس المال
|
دفتر 4 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر تحليلى جارى الشركاء
|
دفتر 6 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر أصناف المخزون [ كمية ]
|
دفتر 6 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
كروت صنف [ كمية ]
|
|
دفتر مراقبة حسابات المخزون [ كمية
/ قيمة ]
|
دفتر 8 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
كروت صنف [كمية / قيمة]
|
|
|
||
|
ثالثا : المجموعة الدفترية [ ضريبة المبيعات ]
|
||
|
|
||
|
أسم الدفتر
|
مواصفات الدفتر
|
ملاحظات
|
|
دفتر تحليلى المبيعات
|
دفتر 8 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر تحليلى المدخلات [ المشتريات ]
|
دفتر 8 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر تحليلى مردودات المبيعات
|
دفتر 8 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر تحليلى مردودات المشتريات
|
دفتر 8 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
|
دفتر ملخص توريد الضريبة
|
دفتر 8 خانة وبيان أزورية 100 ورقة
|
|
(2) المجموعة المستندية :
أى
عملية مالية تتم بالشركة لابد أن يكون لها مستند يؤكد حدوث هذه العملية المالية
مثل :-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
*
القيد المحاسبي :-
يتم
معالجة مســتندات العملية المالية بإنشاء قــيد محاسبي [ يسمى قيد يومية ] يعتمد
على نظرية القيد المزدوج والتي تتضمن الشروط التالية:-
1-
أن لكل عملية مالية طرفان :-
طـــــرف مدين ( آخـــــذ )
طـــــرف دائن ( أعـــطى)
2-
أن المبلغ المتداول واحد للطرفين .
3-
أن كل عملية غير مرتبطة بما قبلها أو بعدها .
وبالتالي
فإنه يجب أن يحرر قيد اليومية ويرفق به المستند أو المستندات الدالة والمؤيدة له
حتى يكون القيد صحيحا ومكتملا ، ويجب أن يوقع عليه المحاسب محرر القيد ويتم
مراجعته بدقه وأعتمادة قبل التسجيل بالدفاتر .
-
يتم تسجيل القيود المحاسبية يوميا بدفاتر اليومية الأمريكية والترحيل إلى الأساتذة
الفرعية يوميا حسب مسلسل القيد مع مراعاة التأكد من صحة التسجيل بالدفاتر .
*
الموازين المالية الشهرية :-
في
نهاية كل شهر يتم عمل مركز مالي يتمثل في :-
-
استخراج ميزان مراجعة عام من اليومية الأمريكية .
-
استخراج موازين تحليلية من الأساتذة الفرعية .
-
مطابقة قيمة إجماليات وأرصدة الموازين التحليلية [ الفرعية ] مع قيمة إجماليات
وأرصده ميزان المراجعة العام .
-
يتم تصوير حسابات النتيجة [التشغيل / المتاجرة / الأرباح والخسائر]
-
يتم تصوير المركز المالي فى تاريخ نهاية الشهر .
فى
نهاية السنة المالية :-
-
يتم فى نهاية السنة المالية استخراج ميزان المراجعة العام .
-
وكذلك موازين المراجعة التحليلية ( الأساتذة الفرعية ) .
-
يتم تحرير قيود الأقفال وذلك بأقفال أرصدة الحسابات فى حساب التشغيل و حساب
المتاجرة و حساب الأرباح والخسائر ( وهى ما تسمى حسابات النتيجة ) .
-
وكذلك عمل الميزانية فى تاريخ انتهاء السنة المالية .
-
عمل التحليل المالى اللازم ليظهر نتيجة كفاءة الإدارة ونتيجة النشاط وموقف السيولة منقول للافادة
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق