(
منقول من جريدة المحاسبين للافادة)
·بقصد التأكد من صحة وواقعية
القوائم المالية للمشروع يقوم مراجع الحسابات بتقييم نظام الرقابة الداخلية وكذلك
جمع أدلة الإثبات لكي يتسنى له التأكد من أن نظام العمليات لا يتضمن نقاط ضعف تؤدي
إلي تضليل القوائم المالية للمركز المالي ونتائج الأعمال . فإذا كان نظام الضبط
الداخلي "الرقابة الداخلية" جيداً ويمكن الاعتماد عليه عندها يمكن
لمراجع الحسابات التخفيف من عملية جمع أدلة الإثبات والعكس صحيح .
·فإذا كانت المبيعات
النقدية على سبيل المثال تتم من خلال إعداد أمر البيع "فاتورة" من موظف
المبيعات ، بينما تحصيل ثمن البيع يتم من خلال موظف آخر "أمين الصندوق
مثلاً" وكذلك تسليم البضاعة المباعة يتم من خلال شخص ثالث فإن إمكانية
التلاعب بقيمة المبيعات تكون أقل مما لو كان تنظيم أو إعداد أمر البيع وتحصيل
الثمن وتسليم البضاعة يتم من قبل موظف واحد . وهذا من شأنه أن يؤدي بمراجع
الحسابات إلي ضرورة مراجعة هذه العمليات بشكل أوسع نطاقاً للتأكد من صحتها ، ومن
أجل تحقيق ذلك يجب على المراجع فهم آلية تدفق العمليات وذلك ابتداءً من عملية
البيع الأولى وانتهاء من تسجيل القيم المتعلقة بها في القوائم المالية .
(1) تقييم
إجراءات الرقابة الداخلية الخاصة بالعمليات التجارية حسب الآتي : -
(أ)
تقيم إجراءات الرقابة الداخلية الخاصة بدورة الإيرادات .
(ب)
تقييم إجراءات الرقابة الداخلية الخاصة بدورة المصروفات .
(1) دورة
الإيرادات :-
·تتكون دورة الإيرادات من الخطوات التالية :-
تلقى أمر الشراء من العميل ، تسجيل
أمر الشراء ، الموافقة بالبيع نقداً أو على الحساب ، تسليم البضاعة ، تسجيل
الكمية المباعة في سجلات المخازن ، إعداد الفواتير ، تحديد تكلفة البضاعة المباعة
، تحصيل ثمن المبيعات .
1) مدخل
العمليات : "الخطوات التمهيدية لمراجعة العمليات التجارية بدورة
الإيرادات" .
·من قبل البدء بعملية
المراجعة لابد لمراجع الحسابات من التعرف على طبيعة عمل المشروع والعاملين فيه ،
وكذلك القوانين التي يخضع لها ، وكذلك التعرف على سياسة التسويق وتحديد أثر ذلك
على سياسة الإنتاج وكذلك على سياسة التسعير وإلي ما هناك من أمور سوف نلخصها فيما
يلي :-
(أ) سياسة
التسويق :
·إن استيعاب خطة
التسويق أمر ضروري لمراجع الحسابات وذلك لفهم آلية حدوث الإيرادات التي تنتج عن
نشاط البيع ، كما تخدم في الوقت نفسه عملية إعداد خطة الإنتاج والتخزين ، كما لابد
من التأكد من طرق البيع : مثل البيع النقدي يتفرع عنه مثلاً زيادة المبيعات مقابل
الزيادة في النقدية ، بينما البيع على الحساب فإن زيادة المبيعات تؤدي إلي زيادة
المدينين.
(ب) سياسة التسليف :
·لابد لمراجع الحسابات
من الإطلاع على مدة التسليف ، نسبة الخصم الممنوح لقاء تعجيل الدفع وذلك بقصد
التأكد من صحة عمليات البيع الآجل بالإضافة إلي الإطلاع على المستندات التي تؤيد
ذلك .
(ج) السياسات المحاسبية :
·يجب على مراجع
الحسابات معرفة فيما إذا كانت الشركة تتبع القطاع العام الاقتصادي وبالتالي يجب
عليه في هذه الحالة العودة إلي النظام المحاسبي الموحد الذي تتضمنه الدولة لشركات
القطاع العام لدى معالجة المعلومات محاسبياً .
·أما إذا كانت الشركة
غير تابعة للقطاع العام فلابد من مراعاة شكل الملكية "تعاوني ، شركات أشخاص ،
شركات أموال ، شركات خاصة ، شركات قطاع مشتركة" مع ضرورة فهم النظام الداخلي
الذي يحكم عمل هذه الشركات بالإضافة إلي العودة للمبادئ المحاسبة المقبولة قبولاً
عاماً وذلك فيما يتعلق بالمخزون السلعي وكيفية تقويمه ، وحساب الاستهلاكات ، أو
معالجة الإيرادات والمصروفات أو غير ذلك .
(د) الالتزامـات القانونيــة :-
·يجب على مراجع
الحسابات التأكد من التزام المشروع بالقوانين والأنظمة المعمول بها مثل التسعيرة
الجبرية وقانون ضريبة الدخل وقانون الشركات .
2) تدفق
العمليــات وعناصر الرقابـــة :-
·يقصد بتدفق العمليات
الصيغة التي يتم بها تتابع العمليات والتي يمكن من خلالها لمراجع الحسابات الحكم
بشكل أولي على إجراءات نظام الرقابة الداخلية فإذا كانت فواتير البيع تسجل تبعاً
لتاريخ ورودها وتحمل هذه الفواتير أرقاماً مسلسلة فمن خلال هذا الإجراء يمكن
لمراجع الحسابات التأكد من أن جميع عمليات البيع قد سجلت حسب تسلسلها ووفقاً
لقيمتها المحددة في فواتير البيع ، وهذا ما يدفع بمراجع الحسابات إلي اختيار عينة
صغيرة للتأكد من سلامة هذه العملية ودقتها ، ومن ثم يمكن له الانتقال إلي مرحلة
المطابقة ما بين قيم هذه الفواتير اليومية أو الشهرية مع القيم المسجلة في يومية
المبيعات وكذلك مع القيم المسجلة في حساب المدينين .
·إن تدفق العمليات
الخاصة بدورة الإيرادات يمكن أن يتضمن مجموعة من الإجراءات الرقابية داخل المشروع
بحيث يمكن تقسيمها على النحو التالي :-
(أ) إجراءات
الرقابة الداخلية :
·تبدأ إجراءات البيع
بتلقي قسم المبيعات طلباً من أحد العملاء يرغب في شراء كمية من السلع ، وبناءً على
ذلك يقوم قسم البيع بإصدار أمر البيع "فاتورة البيع من عدة نسخ مع العلم بأن
مستند البيع "الفاتورة" يحمل رقم متسلسل بشكل مسبق بحيث يسمح ذلك بتسهيل
إجراءات الرقابة على المستندات المفقودة ، وتوزيع نسخ أمر البيع "الفاتورة"
كما يلي :-
1. النسخة الأولى
: ترسل إلي العميل لإعلامه بالموافقة على البيع .
2. النسخة
الثانية : ترسل إلي قسم التسليف للموافقة على البيع على الحساب .
3. النسخة
الثالثة : تبقى في قسم المبيعات .
4. النسخة
الرابعة : ترسل إلي دائرة الشحن للسماح بتهيئة البضاعة من لف وحزم وغير ذلك .
5. النسخة
الخامسة : ترسل إلي المخزن للسماح بإخراج البضاعة وتبقى لدى إدارة المخزن .
6. النسخة
السادسة : يجب أن ترسل إلي دائرة الحسابات ويحتفظ بها هناك .
·ويلاحظ مما سبق أن
النسخة الأولى والرابعة من فاتورة البيع ترسل إلي العميل ، بينما النسخ الثانية
والثالثة والخامسة فتصنف في ملف التسليف والفواتير والمدينين لدى الدوائر المختصة
وذلك كأدلة مستندية لإثبات العملية ، مع أن هذه العملية تظهر أثراً لها في السجلات
المحاسية ، وذلك فيما يتعلق بكل المبيعات والذمم المدينة "حساب العملاء"
.
(ب) إجراءات
الرقابة الداخلية على المدينين :-
·تنشأ حسابات المدينين
نتيجة لعملية البيع على الحساب ، كما أن جميع المستندات التي تؤيد صحة هذه
الحسابات هي مستندات داخلية من إعداد المشروع نفسه "الشركة" وبالتالي
فإن إمكانية التلاعب وارد إذا لم تتوافر في المشروع أسس نظام الرقابة الداخلية
الصحيحة.
·وبهذا الصدد فإن نظام الرقابة الداخلية يجب أن يتضمن ما يلي :-
1. وجود إدارة مستقلة أو قسم
مستقل له صلاحية اتخاذ القرار في عملية البيع على الحساب "قسم التسليف"
، حيث يقوم هذا القسم بإجراء دراسة موسعة لأوضاع العملاء وتحديد فترة الائتمان
ومعدل الخصم لقاء تعجيل الدفع ، وبالتالي فإن الشخص المختص الذي يقوم بالتسجيل في
الدفاتر لا يجوز له التدخل في عملية إعداد المستندات المؤيدة لعملية البيع أو التحصيل
أو غير ذلك .
2. إرسال مصادقات دورية
للعملاء بهدف مطابقة البيانات المسجلة في الدفاتر مع البيانات المسجلة لدى العملاء
وفحص ردود العملاء عليها .
3. عدم جواز
الديون إلا بعد موافقة المدير المالي عليها .
4. تنظيم قائمة بالديون
وبتاريخ استحقاقها وذلك لمتابعة ذلك من قبل الإدارة المالية ، ولابد لمراجع
الحسابات من العودة إلي إجراء المطابقة بين أرصدة المدينين في دفتر الأستاذ مع
الرصيد الإجمالي الظاهر في الميزانية ، وكذلك إجراء بين أرصدة الكشوف المعدة من
قبل الإدارة والمتعلقة بالعملاء مع الأرصدة الواردة في دفتر الأستاذ .
5. إن عملية تنزيل مردودات
المبيعات من حساب العميل يجب أن يقوم بها مدير التسليف وذلك بعد أن يرفق مستند
يؤكد دخول البضاعة المرتجعة إلي المخزن الخاص .
6. متابعة عمليات الحد
الفاصل “Cut- off – Transactions” ، والتسويات الجردية الصحيحة بالنسبة
لحساب العملاء في نهاية السنة المالية وما يطرأ عليها من تغيرات .
(ج) إجراءات الرقابة الداخليـة على
أوراق القبض :-
1. تحديد سلطة من
له حق سحب الكمبيالات أو الموافقة على تحديدها تحديداً واضحاً .
2. الفصل التام
بين من بعهدته هذه الأوراق وبين الاختصاصات الأخرى التي تتعارض مع طبيعة عمله مثل
:أعمال الخزينة ، القيد بحساب العملاء .
3. المحافظة على أوراق القبض
وذلك بوضعها في مكان أمين وفي حيازة موظف مسئول ويفضل في حالة الاحتفاظ بها لدى
المشروع أن يخصص لها محفظة ترتب فيها هذه الأوراق وفقاً لتواريخ استحقاقها .
4. تخصيص يومية خاصة لأوراق
القبض تسجل فيها جميع البيانات الخاصة بالكمبيالات التي يسجلها المشروع على عملائه
أو السندات الأذنية التي تحرر لأمره أو الكمبيالات التي تظهر "تجير"
لأمره من الغير . وأهم ما يجب أن تتضمنه هذه اليومية من بيانات :أسم الحساب ، أسم
المسحوب عليه ، أسم المستفيد ، تاريخ السحب ، مبلغ الكمبيالة ، تاريخ الاستحقاق ،
الكفيل ، بالإضافة إلي الملاحظات الأخرى .
5. عمل جرد دوري
مفاجئ بين محفظة أوراق القبض وبين ما هو مدون بيومية أوراق القبض بدفتر الأستاذ
العام .
6. إعداد التقارير دورية
لتنبيه المشروع إلي تواريخ الاستحقاق حتى يمكن تقديم الأوراق في الوقت المحدد
للمحافظة على حقوق المشروع من الضياع .
7. في حالة رفض السداد يجب
اتخاذ الإجراءات القانونية في المواعيد المحددة مثل عمل بروتستو عدم الدفع والرجوع
على المسحوب عليه .
8. من المفضل أن يكلف المشروع
البنك الذي يتعامل معه بمهمة تحصيل قيمة أوراق القبض واتخاذ الإجراءات اللازمة
نيابة عنه ، وفي هذه الحالة يجب أن ترسل الأوراق إلي البنك قبل تاريخ الاستحقاق
بوقت كافٍ حتى يتمكن البنك من اتخاذ الترتيبات اللازمة لتقديمها في الوقت المناسب
.
(د) إجراءات الرقابة الداخلية على
المقبوضات النقدية :-
·تعتبر هذه الإجراءات
جزء هام من أجزاء الرقابة التي إن اتصفت بالقوة أدت إلي تسهيل عملية المراجعة ،
حيث أن أهم الإجراءات الواجب توفرها في نظام الرقابة الداخلية الخاص بالمقبوضات
النقدية هي :-
1. تقسيم العمل وفصل
الاختصاصات المتعارضة ، وتقسيم العمل يعني توزيع نشاط استلام النقدية على أكثر من
شخص بحيث يتولى الأول تنظيم مستند القبض والثاني يقوم بقبض المبلغ المحدد في سند
القبض ، أما الثالث فيقوم بتسجيل ذلك محاسبياً والرابع يتولى إيداع المبالغ
المقبوضة يومياً في حساب البنك
2. طبع الإيصالات
"إشعار القبض" التي تحمل أرقام متسلسلة .
3. فصل إجراءات
القبض عن الدفع .
4. الجرد المفاجئ
وبالتالي تخفيض حجم العينة المراد اختبارها .
5. إرسال المصادقات إلي
العملاء وبيان حركة التغيرات في حساباتهم ومبالغ الديون المستحقة عليهم وتاريخها
"تاريخ استحقاقها" ودراسة ردودهم وعليه
(هـ) تقييم إجراءات الرقابة
الداخلية على الإيرادات :-
·عند انتهاء توصيف
إجراءات الرقابة على الإيرادات ، ويتم غالباً من قبل فريق المراجع ، يقوم رئيس
المراجعة بتقييم دورة الرقابة على الإيرادات لتحديد درجة الاعتماد على الرقابة ،
المستخدمة عن طريق مدى تحقيقها للأهداف المتوقعة كما يجري تقييماً مماثلاً لعملية
استلام النقدية ومحاسبة العملاء وأوراق القبض ، على المدير أن يقرر ما هي
الإجراءات في نظام الرقابة على دورة الإيرادات التي تعد قوية بشكل كافي لإمكان
الاعتماد عليها ، وما هي نقاط الضعف الناتجة عن غياب بعض الإجراءات المرغوبة التي
يجب أن يقيم مدى تأثيرها القيمي في القوائم المالية ، ونورد فيما يلي مثال
الإجراءات التي يمكن أن يقوم بها مراجع الحسابات لتحقيق الأهداف العامة الخاصة
بتقييم الإجراءات الرقابية على المبيعات :
|
الأهداف
العامـة
|
الإجراءات
الجزئية لتحقيق الأهداف العامة
|
|
1- التأكد من المبيعات المسجلة صحيحة وموثوقة
|
1- تطابق أوامر الشراء مع أوامر البيع .
2-
تطابق أوامر البيع مع أوامر الشحن .
3-
إن المبيعات المسجلة في يومية المبيعات مدعمة بأوامر البيع
|
|
2- التأكد من تسجيل عمليات البيع الصحيحة دون حذف
|
1- ضبط تتابع أرقام وأوامر البيع ، ووثائق الشحن .
2-
إجراء مقارنات للمبيعات بشكل دوري .
|
|
3- انسحاب عمليات البيع مع سياسة الشركة .
|
1- إن البيع على الحساب موثق بموافقة دائرة الإئتمان
والتسليف .
2-
صحة الأسعار المعتمدة من قبل الإدارة .
|
|
4- أوامر البيع قد أعدت بدقة من الناحية الكمية والقيمية
|
1-إن الكميات الواردة في أوامر البيع مطابقة للكميات الواردة في
أوامر الشراء .
2-مراجعة
القيم المختلفة لأوامر البيع حسابياً من خلال ضرب الكمية بالسعر .
|
|
5- إن عمليات البيع مسجلة على الفترة المحاسبة المختصة وخاصة في
نهاية السنة "عمليــات الحد الفاصل"
|
إن
أوامر البيع مسجلة بحسب تاريخ الشحن .
|
(و) تحقيق المطابقة :-
·ويقصد به إجراء الفحص
المستندي والحسابي لعينة محددة ، حيث يمكن إجراء الفحص على عينة من المبيعات
للتأكد من صحتها وشرعيتها ودقتها حسابياً ، أو على عينة من المقبوضات أو حسابات
العملاء ، حيث يقوم المراجع بالتحري عن العمليات المشار إليها للتأكد من سلامة
المستندات وتوفرها ودقة حسابها وتسجيلها بالدفاتر .
دورة المصروفــات :-
·يقصد بدورة المصروفات
كافة العمليات المتداخلة فيما بينها والتي تهدف إلي الحصول على أصول ثابتة أو شراء
مواد بالإضافة إلي العمليات الناتجة عن ذلك والتي تزامن بدفع مبالغ اقتناء أصل أو
شراء مواد للمشروع .
·وتبدأ دورة المصروفات
بإعداد طلب شراء داخل المشروعات ، ثم يلي ذلك الاتصال بالموردين وبحث موضوع
الأسعار والمواصفات الأخرى وتحديد الجهة التي يراد الشراء منها ، وبعد ذلك يتم
استلام البضاعة أو الأصل ، وتنتهي دورة المصروفات بدفع ثمن الشراء وتسجيله في
دفاتر الشركة .
1) مدخل العمليات
:
((الخطوات التمهيدية لمراجعة
العمليات التجارية الخاصة بدورة المصروفات)) :
ويتضمن الإحاطة والتعرف على
الإجراءات التي من شأنها أن تؤدي إلي شراء المواد أو الحصول على الموجودات الثابتة
.
·ومن أهم هذه الإجراءات
التي تتعلق بالمشروع نفسه مثل :
(أ) هل يقوم المشروع بشراء
البضاعة بقصد إعادة بيعها ، أم بهدف تصنيعها وتحويلها إلي منتجات جاهزة ؟؟ (هدف
الشراء) .
(ب) هل هذه المواد سريعة
التلف أم أنه يمكن الحفاظ عليها بنفقات تخزين بسيطة ولفترة طويلة ؟؟
(ج) هل يتم الشراء من مورد وحيد أم
يتم الاعتماد على أكثر من مورد ؟؟
(د) لابد للمراجع من التعريف على
الجهة صاحبة القرار بعملية الشراء للمواد والبضائع ، وهل يتم ذلك بواسطة إدارة
مركزية أم أنه يتم من خلال عدة أشخاص مسؤولين عن تنفيذ عملية الشراء .
(هـ) يجب معرفة طريقة الدفع ، هل
تتم تبعاً لكل طلبية أم يتم تسديد دفعات دورية للموردين أم يتم الشراء نقداً .
·أما فيما يتعلق بحيازة الأصول الثابتة :
(أ) لابد لمراجع الحسابات من
تحديد نوع الأصل المشترى واستعمالاته وبرامج الصيانة المتعلقة به وذلك بقصد الفصل
وتحديد المصروفات الإيرادية والرأسمالية المتعلقة به .
(ب) كما
أنه من الضروري الفصل بين الأصول الثابتة التي يملكها المشروع ويستثمرها
وبين تلك التي يستثمرها ولا يملكها (أصول مستأجرة) وما يترتب على ذلك من عمليات
محاسبية خاصة بكل منهما ، فالأولى تظهر في الدفاتر والسجلات ويسمح باستهلاكها
بينما لا تظهر الثانية في السجلات والدفاتر ولا يسمح باستهلاكها وإنما يسمح بتسجيل
جميع المصروفات المتعلقة بها بالإضافة إلي بدل إيجارها السنوي .
2) تدفق
العمليـات :
·يقصد بتدفق العمليات
الخاص بدورة الحيازة والمصروفات آلية تسلسل العمليات التي تجري أثناء شراء المواد
واقتناء الأصول الثابتة بالإضافة إلي مجموعة المستندات التي ترافق ذلك والإجراءات
الخاصة بالرقابة الداخلية المعتمدة من قبل المشروع ، حيث يمكن لمراجع الحسابات
معرفة ذلك من خلال المقارنات أو الملاحظات المباشرة .
(أ) إجراءات
الرقابة الداخلية على عمليات الشراء :
·تبدأ عملية الشراء
عادة من خلال إعداد طلب الشراء من الجهة صاحبة الصلاحية بذلك (إدارة المشتريات)
ذلك عند وصول المخزون من هذه المادة إلي الحد الأدنى بناءً على إشعار من إدارة
التخزين وانسجاماً مع متطلبات إدارة الإنتاج أو المبيعات المتعاقد عليها .
·ينظم طلب شراء على
عدة نسخ حيث تحتفظ إدارة المشتريات بإحداهما وترسل الثانية إلي المسؤول عن إتمام
عملية الشراء ، وبعد هذه العملية يتم الاتصال بالموردين وتحديد نوع ومواصفات البضاعة
وكذلك تحديد أسعارها واختيار المورد المناسب في حال تعدد الموردين ، ثم ينظم أمر
شراء على عدة نسخ ترسل الأولى للمورد والثانية إلي إدارة المخازن لإعلامهم بتنفيذ
الطلب المقدم من قبلهم بقصد أخذ الاحتياطات اللازمة لاستلام بالبضاعة ، كما ترسل
نسخة إلي إدارة المخازن للقيام بعملية استلام البضاعة والتأكد من كميتها ، وكذلك
التأكد من مطابقة مواصفاتها للمواصفات المذكورة في أمر الشراء حيث ينظم مذكرة
استلام "مذكرة إدخال بضاعة" من قبل إدارة المخازن وعلى عدة نسخ تحتفظ
لنفسها بواحدة وترسل إحداها إلي المسؤول عن الشراء بينما ترسل الثالثة إلي دائرة
الحسابات للتسجيل في الدفاتر .
·كما تتلقى دائرة
الحسابات مستند البيع "الفاتورة" الذي ينظمه المورد مما يمكن دائرة
الحسابات من إجراء الربط والمطابقة بين أوامر الشراء وأوامر البيع الخاصة بها .
·وفي نهاية العام تشكل
المطابقة المستندية أداة هامة يستخدمها مراجع الحسابات ، حيث أن توافر أوامر
الشراء لدى دائرة الحسابات دون أن ترفق بمذكرة إدخال يشير إلي إن البضاعة لا تزال
بالطريق ، وبالتالي فإن إدراجها ضمن المشتريات الآجلة يحتم إظهارها ضمن بضاعة آخر
المدة . وفي حال عدم إثباتها بالدفاتر يجعل أثر هذه العملية معدوماً بالنسبة
للقوائم المالية .
·بالمقابل فإن استلام
البضاعة وتنظيم مذكرة استلام وإرسالها إلي دائرة الحسابات دون أن ترفق بفاتورة
البيع المرسلة من المورد أو أمر الشراء يعتبر دليلاً على وصول البضاعة إلي المخازن
وبالتالي لابد من تسجليها في حسابات الموردين وإضافتها إلي حساب المشتريات .
·ومن خلال ما تقدم يمكن لمراجع الحسابات التعرف على بعض إجراءات الرقابة الداخلية
التي تخص عملية الشراء :
1. وجود إدارة
المشتريات مستقلة عن إدارة التخزين واستلام المواد .
2. الفصل بين الاختصاصات
المتعارضة مع اختصاص أمين المستودع الذي لا يسمح له بإعداد مستند الشراء أو فاتورة
البيع .
3. التسجيل في
الدفاتر من قبل دائرة الحسابات وبصورة مستقلة .
4. إجراءات
المطابقة ما بين الكشف المرسل من الموردين وبين البيانات المسجلة في الدفاتر .
5. مطابقة أرصدة
الأستاذ المساعد للموردين مع رصيدهم في الأستاذ العام .
6. ترقيم أوامر
الشراء بصورة متسلسلة .
(ب) إجراءات
الرقابة الداخلية على المخزون السلعي :
·إن الرقابة الداخلية السليمة على المخازن يجب أن تتضمن مجموعة من الإجراءات
الرقابية الهامة منها :
1. تحديد مسؤوليات موظفي المخازن
تحديداً واضحاً بحيث يكونوا مسؤولين عما يلي :-
(أ) استلام
البضائع الواردة بعد الانتهاء من فحصها .
(ب)
مسك سجلات أو بطاقات يسجل بها الوارد والمنصرف من البضائع .
(ج) إعلام المسؤولين بكمية البضاعة الموجودة لديهم كلما قاربت من الحد الأدنى .
2. الفصل التام بين الاختصاصات
المتعارضة فعلى سبيل المثال لا يجوز لأمين المستودع التدخل بالمشتريات أو المبيعات
أو التسجيل في السجلات المحاسبية .
3. تصميم مجموعة دفترية كاملة
للمخازن تعكس حركة المواد .
4. وضع نظام مستندي سليم يكفل تأمين
مستند معتمد من شخص مسؤول يؤيد كل عملية إدخال أو إخراج من وإلي المخازن .
5. القيام بجرد مفاجئ لصنف من
الأصناف الموضحة من قبل لجنة مستقلة عن إدارة المخازن .
6. إجراء مقارنات دورية بين أرصدة
الأصناف الموضحة في البطاقات وبين الأرصدة التي تظهر في الحسابات
ن"مراجعة انتقادية" .
7. التأمين على أمناء المخازن ضد
خيانة الأمانة بمبالغ تتناسب مع ما يوجد في عهدتهم من بضائع ومواد .
(ج) إجراءات الرقابة الداخلية على
المدفوعات النقدية :-
·إن نظام الرقابة الداخلية المتعلق بالمدفوعات النقدية يجب أن يتضمن ما يلي :-
1. الفصل بين الاختصاصات
المتعارضة ، فمثلاً: موظف يقوم بإعداد أمر الصرف ، وآخر ينظم الشيك ويوقعه ، وثالث
يقوم بالتسجيل في الدفاتر .
2. الفصل بين
أمانة الصندوق المتعلقة بالقبض وبين تلك المتعلقة بالدفع .
3. محاولة
الالتزام بإجراء عملية الدفع بموجب الشيكات بشرط أن تحمل هذه الشيكات أرقام
متسلسلة .
4. عدم إتلاف
وتمزيق الشيكات الملغاة والمحافظة عليها في دفتر الشيكات .
5. الحصول على
إشعار من المورد يفيد بأن عملية الدفع قد تمت .
6. تحديد السقف
الأعلى لموجودات الصندوق وأي زيادة تحول إلي البنك .
7. التأمين ضد
خيانة الأمانة لأمين الصندوق .
8. الجرد المفاجئ
لصناديق المشروع ومطابقتها مع الأرصدة في الدفاتر .
·يتم إعداد أمر الصرف
من قبل الموظف المختص وذلك بعد استلامه لأمر الشراء ومذكرة الإدخال وعلى عدة نسخ
حيث ترسل نسخة إلي دائرة الحسابات وأخرى تحفظ في دفتر الصرفيات ، كما يسلم المورد
نسخة منها بعد كتابة عبارة "مدفوع" عليها .
·يرافق عملية تنظيم
أمر الصرف إعداد شيك يحمل رقماً مسلسلاً وتوقيع الموظف المختص ، بالإضافة إلي
المبلغ المحدد ، وبعد تسليم الشيك يتم تسجيل رقمه وتاريخه وقيمته على أمر الصرف
المدفوع .
(د) إجراءات الرقابة الداخلية على
الأصول الثابتة :
·يجب أن يتضمن نظام الرقابة الداخلية على الأصول الثابتة النقاط التالية :-
1. تحديد
المسؤوليات والاختصاصات المتعلقة بالأعمال التالية :-
- الموافقة على الشراء .
- استلام الأصول وتركيبها .
- دفع قيمة الأصول المشتراة .
2. وضع ميزانية
تقديرية للإضافات الرأسمالية تبعاً لسياسة الشركة .
3. تنظيم سجل للموجودات
الثابتة يبين العدد ، النوع ، تاريخ الشراء ، التكلفة ، كيفية الاستهلاك .
4. التأمين على
الأصول ضد الأخطار المختلفة .
5. الفصل التام
بين نفقات الصيانة والنفقات الراسمالية .
6. تحديد الأٍساس
الصحيح لاستهلاك كل نوع من أنواع الأصول الثابتة .
7. إحكام الرقابة
على قطع الغيار والأدوات والمهمات الصغيرة ز
8. دراسة الجدوى
الاقتصادية من اقتناء الأصول أو استئجارها .
9. الجرد المفاجئ
للعدد والأدوات ومطابقتها مع أرصدتها في الدفاتر .
10. التمييز بين النفقات
الإيرادية والنفقات الرأسمالية .
(هـ) إجراءات الرقابة الداخلية على
حسابات الموردين :
·تتضمن إجراءات الرقابة الداخلية على حسابات الموردين ما يلي :-
1. تنظيم كشف
تفصيلي بأسماء الموردين وأرصدتهم بتاريخ إعداد الميزانية العمومية .
2. مطابقة أرصدة
الموردين مع البيانات المسجلة في حساب المشتريات الآجلة .
3. مطابقة رصيد
الموردين الوارد في الميزانية العمومية مع إجمالي أرصدة الموردين الموجودة في
السجلات .
4. الحصول على
مصادقات من الموردين تؤكد صحة التزامات الشركة اتجاههم .
5. إجراء مراجعة
اختبارية للمستندات المتعلقة بالقيم المسجلة في حسابات الموردين .
(و) تقييم دورة الرقابة الداخلية
على الحيازة والمصروفات :
·هناك مجموعة أهداف يمكن تحقيقها من خلال برنامج المراجعة الذي يجب أن يتضمن
الإجراءات التالية :
|
الأهداف
|
الإجراءات
الجزئية
|
|
1- المشتريات المسجلة شرعية وموثقة
|
1-أوامر الصرف موثقة بالمستندات الضرورية .
2-أوامر
الصرف لشراء المخزون مدعمة بأوامر البيع الصادرة عن الموردين . وكذلك بتقارير
الاستلام "مذكرات الإدخال" نم إدارة المخازن بأوامر من إدارة
المشتريات .
|
|
2- عمليات الشراء مسجلة دون حذف
|
1- تسلسل أرقام طلبات الشراء ، أوامر الشراء ، تقارير الاستلام ،
أوامر الصرف .
|
|
3- تم إعداد أوامر الشراء بدقة
|
1- المشتريات تمت من موردين معروفين بعد استلام عروض الأسعار
وتقويمها .
|
|
4- جميع المشتريات قد تمت الموافقة عليها
|
5- كل أوامر الشراء مدعمة بطلبات شراء من الأشخاص أصحاب الشأن
بذلك .
|
|
5- إن جميع المشتريات تخص السنة المالية
|
1- التأكد من عمليات الحد الفاصل .
|
(ز) تحقيق المطابقة لدورة الحيازة
والمصروفات :
·يتضمن تحقيق المطابقة
إجراء فحص مستندي وحسابي لعينة من المشتريات للتأكد من توافق طلبات وأوامر الشراء
مع أوامر البيع الصادرة من الموردين ومذكرات الإدخال الصادرة عن إدارة المخازن مع
البيانات المسجلة في الدفاتر بالإضافة للتأكد من صحة ودقة إعدادها من قبل أشخاص
مسؤولين وأصحاب الصلاحية بذلك .
·ويمكن اختيار عينة من
مذكرات الإدخال التي تم تنظيمها من قبل إدارة المخازن والتأكد من مدى مطابقتها
لأوامر الشراء وذلك فيما يتعلق بالكمية والمصروفات بالإضافة إلي مطابقتها مع
الكميات والقيم المسجلة لدى دائرة الحسابات وكذلك مع الكشوف الدورية من الموردين .
·ويمكن أيضاً اختبار عينة من أوامر الصرف للتأكد من
وجودها كاملة من خلال تسلسل أرقامها وأنها أعدت بناءً على المستندات الصحيحة
المنظمة من قبل الدوائر الأخرى بالإضافة إلي التركيز على صلاحية الأشخاص الذين
قاموا بإعدادها وعلى صحة المبالغ المسجلة فيها ومن تطابق تلك المبالغ مع البيانات
المسجلة في الدفاتر بالنسبة لها
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق